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Mardi 20 août 2019

Communication responsable

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Engagements par signataire

Charte UDA : Entreprise - engagements 2015-2016

Engagements 2015-2016

CNP Assurances

ENGAGEMENT 1 : Btir un code de communication responsable et y inscrire lensemble de ses prises de parole

THÈMES/ACTIONS
OBJECTIFS ET RÉALISATIONS
OUTILS OU PROCÉDURES DÉJÀ MIS EN PLACE
1. Code de bonne conduite ractualis en 2011 prcisant les rgles en termes de devoir de discrtion professionnelle et de reprsentation de lentreprise lextrieur
- Formation de lensemble des managers pour un dploiement auprs de leurs collaborateurs.
- FAQ sur intranet pour lensemble des collaborateurs le code en 84 questions/rponses concrtes.
2. Reprsentation de lentreprise lextrieur : promotion des rgles et des bonnes pratiques
Mise en ligne sur lintranet des rubriques :
1 - "Communiquer sur CNP Assurances", qui rappelle les rgles lies aux prises de parole externes (issues de notre code de bonne conduite), propose des modes demploi et met disposition de tous les collaborateurs diffrents documents de prsentation de lentreprise.
2 - "Que dit CNP Assurances" proposant les comptes rendus des prises de parole externes et internes, les communiqus de presse et laccs aux films publicitaires.
3. Communication responsable : droits et devoirs de chaque collaborateur
A disposition de tous, la rubrique "Communiquer : savoir" dans lespace ddi aux "Rgles et procdures" de notre intranet prcisant les droits et devoirs de chacun avec notamment la Charte d'engagements des annonceurs pour une communication responsable, notre charte graphique et nos conventions dcritures, les obligations dinformation dune socit cote, nos droits et devoirs en matire dimage, les rgles lies lusage de la revue de presse et des articles de presse (droit dauteurs), etc.
4. Dontologie : une rubrique ddie accessible tous les collaborateurs
Mise disposition des rgles communes aux compagnies dassurances en matire dassurance des particuliers, code de dontologie et code de bonne conduite de lentreprise avec sa foire aux questions sur :
- devoir de discrtion professionnelle
- informations privilgies
- reprsentation de l'entreprise l'extrieur
- prvention des conflits d'intrts
- cadeaux et avantages
- usage des ressources de l'entreprise
- lutte contre la fraude, la corruption et le blanchiment des capitaux
NOUVELLES RÉALISATIONS 2015 ET/OU MISE À JOUR DES OUTILS ET PROCÉDURES
Mise en uvre de pistes damlioration pour scuriser et optimiser les processus de communication
Dploiement de notre nouveau territoire de marque en 2015 :
- runions de sensibilisation aux enjeux de la marque auprs des managers, communicants, secrtaires et assistantes) et mise en ligne de "marque, chartes et prts lemploi" pour lensemble des collaborateurs,
- dclinaison complmentaire de notre identit de marque avec une charte digitale (sites web, blog, etc.),
- formalisation dun guide pour les collaborateurs sur le bon usage des rseaux sociaux externes : transparence, respect du droit de la proprit intellectuelle, de la confidentialit des donnes, etc.
INDICATEURS CHIFFRÉS 2015/OBJECTIFS 2016
- Action 1 4 : statistiques de frquentation sur un an (sept. 2014 sept. 2015) des rubriques intranet mises disposition des collaborateurs (effectifs concerns : 3 095)
Marque, chartes et modles : 9 021 visites (3 873 visites en 2014-15) soit + 132 %
Communiquer sur CNP Assurances (prsentations, publications et diaporama institutionnels, modes demploi) : 1 172 visites (1 600 visites en 2014-2015)
Droits et devoirs : codes de bonne conduite, engagements de la profession, obligations des socits cotes, droits limage, charte communication responsable : 677 visites (544 visites en 2014-2015)
- Action 2015 : prsentation de lidentit de marque et sensibilisation des managers, communicants et assistantes/secrtaires en 2015 : 320 personnes.
ACTIONS EN COURS OU ENVISAGÉES POUR 2016
Mise en uvre de pistes damlioration pour scuriser et optimiser les processus de communication
Poursuite des travaux de dploiement du nouveau territoire de marque de CNP Assurances et promotion notamment de la charte digitale et du guide du bon usage des rseaux sociaux externes en 2015-2016.

ENGAGEMENT 2 : Inciter les publics auxquels on s'adresse des comportements responsables

THÈMES/ACTIONS
OBJECTIFS ET RÉALISATIONS
OUTILS OU PROCÉDURES DÉJÀ MIS EN PLACE
1. Promouvoir linvestissement responsable
- Adhsion aux principes de linvestissement responsable de lONU (PRI) en 2011.
- 80 % des actifs sont grs en intgrant des critres environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) fin 2014.
- Actions rgulires de sensibilisation des collaborateurs lISR : confrence sur lISR et retransmission vido sur lintranet, ralisation de jeux concours et de sondages.
- Promotion des fonds ISR lors avec nos grands partenaires distributeurs lors doffres promotionnelles.
2. Sensibiliser lensemble des collaborateurs la prise en compte de la diversit et des critres de non-discrimination dans leur activit professionnelle
Formation des managers et sensibilisation de lensemble des collaborateurs : organisation dun cycle de formation des managers la conduite dentretiens de recrutement non discriminants, sensibilisation la diversit via un module e-learning auprs de tous les collaborateurs, organisation de confrences destination des managers sur les strotypes, sensibilisation pdagogique sous forme de quizz lors de la Semaine pour lemploi des personnes handicapes.
3. Sensibiliser lensemble des collaborateurs aux risques psycho-sociaux
Ralisation dune campagne de sensibilisation par le thtre et des apports pdagogiques anims par une experte pour mieux comprendre et prvenir les risques psychosociaux dans lentreprise. 2 500 collaborateurs ont particip cette action en 2012.
4. Achats responsables
Les engagements RSE de CNP Assurances sont dclins par la direction des achats. Les principaux appels doffres et consultations comportent un volet RSE, critre de qualification de la proposition.
CNP Assurances a nou un partenariat avec une plateforme daudit extra-financier. Les valuations fournisseurs sont demandes chaque consultation ou nouveau rfrencement et une campagne de notation est lance annuellement en parallle auprs des principaux fournisseurs.
NOUVELLES RÉALISATIONS 2015 ET/OU MISE À JOUR DES OUTILS ET PROCÉDURES
1. Promouvoir linvestissement responsable
La plaquette "Lengagement socital de CNP Assurances", mise jour en 2015, a t intgre dans les principaux supports de prsentation des offres CNP Assurances pour les clients et partenaires.
2. Sensibiliser lensemble des collaborateurs la prise en compte de la diversit et des critres de non-discrimination dans leur activit professionnelle
- Poursuite des formations auprs des nouveaux managers.
- Ralisation daffiches de sensibilisation "Dclarer son handicap" mises en place dans les locaux de lentreprise.
- Diffusion lensemble des collaborateurs dune plaquette de sensibilisation la dclaration du handicap.
3. Sensibiliser lensemble des collaborateurs aux risques psycho-sociaux
- En 2014-2015, poursuite de la sensibilisation des collaborateurs via un e-learning afin damliorer la qualit de rdaction des mails internes et de leur diffusion, notamment pour assurer une meilleure qualit de service et de relations entre les collaborateurs. Les rsultats de cette action ont conditionn une part de lintressement 2014.
- Confrences prvention des risques psychosociaux pour les managers.
4. Achats responsables
Poursuite des campagnes dvaluation.
INDICATEURS CHIFFRÉS 2015/OBJECTIFS 2016
- Action 1 : taux des actifs grs en intgrant les critres ESG = 80 %. Objectif atteint.
- Action 2 : cycle de formation des managers la conduite dentretiens de recrutement non discriminants :
+ de 300 managers forms depuis 2009, dont 70 managers au titre de 2014/2015 ;
module e-learning diversit actualis en 2015. Ce module est adress aux nouveaux collaborateurs lors de leur arrive (environ 300 personnes depuis 2012).
- Action 3 : 95 managers participants en 2015 (cible 150 personnes).
- Action 4 : 98 fournisseurs correspondant 37 % du montant total des achats ont t ainsi valus en 2014-2015.
ACTIONS EN COURS OU ENVISAGÉES POUR 2016
Plaquette "Engagement socital de CNP Assurances"
Refonte du document en vue dune diffusion plus large auprs de nos parties prenantes.

ENGAGEMENT 3 : Utiliser avec respect les informations relatives la vie prive de ses collaborateurs et clients dans ses actions de marketing et communication

THÈMES/ACTIONS
DESCRIPTIONS ET OBJECTIFS
OUTILS OU PROCÉDURES DÉJÀ MIS EN PLACE
1. Marketing direct : assurer le droit la tranquillit des clients via le canal papier
Rseau salari Amtis : mise en vidence sur les documents dadhsion/souscription de la mention lgale permettant aux clients de sopposer aux dmarches de marketing direct en sadressant au correspondant informatique et libert (CIL).
2. Marketing direct : assurer le droit la tranquillit des clients via le canal mail
- Rseau Amtis : mise en uvre du systme dinformation centralis permettant de scuriser lenregistrement de lautorisation par le client dtre dmarch par e-mailing et le suivi de toutes modifications ce sujet.
- Rduction du dlai de prise en compte des oppositions enregistres grce un traitement hebdomadaire automatis.
3. Favoriser un recours direct et rapide au correspondant informatique et liberts (CIL) pour les clients et prospects
- Mise en vidence sur les documents dadhsions/souscriptions du contact avec le CIL.
- Mise en place dune adresse mail accessible sur le site internet de lentreprise.
4. Sensibiliser les collaborateurs la loi Informatique et liberts
Mise en uvre dun site interne anim par le CIL qui permet de connatre les procdures applicables au sein des socits franaises du groupe CNP Assurances et de dcouvrir et comprendre la loi Informatique et liberts ainsi que ses consquences sur les activits de chaque collaborateur.
5. Intgrer la prise en compte de la protection des donnes caractre personnel ds la conception des produits et services : le "Privacy by design"
Le CIL est systmatiquement consult avant toute mise en exploitation dapplicatifs comportant des donnes caractre personnel : vrifications de la conformit des traitements, des nouveaux contrats notamment de dlgation ou de sous-traitance informatique ; des mentions lgales des sites internet ; etc.
6. Contribuer ladaptation du cadre juridique du traitement des donnes dans le domaine de lassurance en France
Dans le cadre des travaux avec la CNIL, adaptation des normes de dclarations des traitements du domaine assurances avec les CILs de compagnies dassurances au sein de la FFSA.
7. Loi Informatique et liberts : promouvoir les bonnes pratiques auprs des acteurs de la place
Le CIL contribue la promotion des bonnes pratiques notamment dans le cadre de sa participation au conseil dadministration et aux travaux de lassociation franaise des correspondants aux donnes personnelles aux cts de nombreux CILs de la place.
NOUVELLES RÉALISATIONS 2015 ET/OU MISE À JOUR DES OUTILS ET PROCÉDURES
1. Marketing direct : assurer le droit la tranquillit des clients via le canal mail
Plusieurs campagnes de collecte du consentement des assurs tre dmarch commercialement par e-mail, hors campagnes commerciales et tlmarketing.
2. Loi Informatique et liberts : promouvoir les bonnes pratiques auprs des acteurs de la place
Participation un groupe de travail de place pour laborer une charte de la scurit des donnes personnelles digitales.
INDICATEURS CHIFFRÉS 2015/OBJECTIFS 2016

- Action 2 : en 2015, 11 190 nouvelles autorisations dassurs collects soit un total grs dans notre base de 73 785 accords pour tre dmarchs commercialement par e-mails correspondant 18 % du portefeuille de notre rseau salaris Amtis.
- Action 4 : confrence de sensibilisation"Transformation digitale et hbergement des donnes de sant caractre personnel" : 180 collaborateurs.
- Action 6 : le site du CIL sur lintranet totalise en un an 345 visites de sept. 2014 sept. 2015 (885 visites lanne prcdente).

ACTIONS EN COURS OU ENVISAGÉES POUR 2016
 
Poursuite des actions avec une attention particulire limpact de la transformation digitale sur les pratiques, les services, les marchs, la scurit : veille, sensibilisation, prvention, etc.

ENGAGEMENT 4 : Engager un process permettant de valider les communications avant leur diffusion

THÈMES/ACTIONS
DESCRIPTIONS ET OBJECTIFS
OUTILS OU PROCÉDURES DÉJÀ MIS EN PLACE
1. Sassurer de la qualit (intelligibilit, transparence) de la communication publicitaire de nos distributeurs
- Afin dassurer une communication claire, exacte et non trompeuse avec nos grands partenaires distributeurs : formalisation dune charte rdactionnelle des documents de publicit
- glossaire commun - permettant de rpondre leurs objectifs commerciaux, tout en respectant nos exigences dexactitude et dquilibre des informations communiques.
- Un processus de mise jour du glossaire a galement t mis en place.
- Un processus de validation est en place pour tous les documents publicitaires avec nos partenaires distributeurs.
2. Mise en place dun processus damlioration continue de la qualit des donnes au sein de lentreprise (informations chiffres)
Un outil de pilotage de la qualit des donnes, le dictionnaire des donnes cls, a t dploy. Il rassemblera progressivement toutes les donnes importantes de lentreprise (donnes brutes, calcules et de rfrence), leur description par les reprsentants des mtiers qui la "produisent", ainsi que lvaluation de leur qualit par les mtiers qui la "consomment" et les ventuelles actions damlioration engages.
NOUVELLES RÉALISATIONS 2015 ET/OU MISE À JOUR DES OUTILS ET PROCÉDURES
1. Sassurer de la qualit (intelligibilit, transparence) de la communication publicitaire de nos distributeurs
Intgration dans les processus de validation de tous les documents publicitaires dune tape de vrification du niveau de transparence des informations contractuelles communiques aux assurs (prsentation intelligible, quilibre avantages/inconvnients, etc.).
2.- Mise en place dun processus damlioration continue de la qualit des donnes au sein de lentreprise (informations chiffres)
En 2015, les travaux se sont concentrs sur les donnes contribuant aux lments de mesure de la marge de solvabilit selon la rglementation solvency 2.
INDICATEURS CHIFFRÉS 2015/OBJECTIFS 2016
- Action 1 - Au total prs de 310 dossiers traits en 2014 (documents contractuels, commerciaux, publicitaires), 85 bons pour accord donns sur lanne pour les documents contractuels.
- Action 2 - Plus de 600 donnes cls ont dj t values dans le cadre du dictionnaire.
ACTIONS EN COURS OU ENVISAGÉES POUR 2016
Optimisation des process de validation des actions de communication
 La stratgie digitale du groupe est en cours de formalisation. Les processus de communication associs seront dfinis dans un deuxime temps.

ENGAGEMENT 5 : Intgrer les impacts environnementaux et sociaux dans les critres de choix des supports de communication

THÈMES/ACTIONS
DESCRIPTIONS ET OBJECTIFS
OUTILS OU PROCÉDURES DÉJÀ MIS EN PLACE
1. Rduction de la consommation papier : supports de communication institutionnelle

Depuis plusieurs annes, le nombre de pages et le tirage de chaque document institutionnel (rapport annuel, brochure institutionnelle, etc.) est la baisse.
- Rapport annuel de 56 pages/1 500 exemplaires en 2015 versus de 136 pages/3 500 exemplaires en 2007.
- Brochure institutionnelle : 12 pages/7 000 exemplaires en 2015 versus 28 pages/20 000 exemplaires en 2008.
- Par ailleurs, la digitalisation complte de certains documents progresse : bilan RSE notamment.

2. Rduction de la consommation papier : dvelopper le-mailing en marketing
Dvelopper la dmatrialisation des courriers marketing vers les clients du rseau salari de CNP Assurances Amtis.
3. Rduction de la consommation papier : dvelopper la dmatrialisation des courriers dinformation rglementaires aux assurs

- La dmatrialisation complte des bulletins dinformations semestriels aux clients en 2013 a permis une rduction consquente du nombre de courrier papier.
- La dmatrialisation des documents dadhsions se poursuit notamment pour lensemble des produits de notre partenaire La Banque Postale (suppression du papier carbon).

4. Choix des papiers et encres utiliss
- 100 % des papiers utiliss pour les ditions institutionnelles sont certifis gestion durable (FSC et PEFC, colabel europen).
- Le label Imprimvert est galement exig pour chaque fournisseur rfrenc par la direction des achats.
5. Rduction de la consommation papier : projet "Optimisation du systme dimpression responsable, innovant et scuris"
Lobjectif est notamment de diminuer lempreinte carbone en passant dun systme dimpression individuelle un systme mutualis via des priphriques multifonctions (impression, copie, scanner, fax) intgrant les dernires technologies et permettant des conomies dnergies, le dveloppement de lutilisation du papier recycl et la dmatrialisation des documents.
6. Dvelopper laccessibilit de nos sites et de nos publications lensemble des internautes
Refonte du site internet en 2014 avec intgration des normes daccessibilit. Ces exigences ont permis damliorer la lisibilit, lergonomie, laccs clavier facilit et rpondent aux attentes des personnes ayant un handicap visuel, et plus largement aux attentes des seniors et de lensemble des internautes. Les publications institutionnelles parues en 2014 ont galement t publies en ligne en version accessible en franais et en anglais.
NOUVELLES RÉALISATIONS 2015 ET/OU MISE À JOUR DES OUTILS ET PROCÉDURES
1. Rduction de la consommation papier : dvelopper le-mailing en marketing
Bascule totale en 2015 des envois de mailing papier aux envois de-mailings pour le rseau commercial salari Amtis.
2. Rduction de la consommation papier : projet "Optimisation du systme dimpression responsable, innovant et scuris"
Dploiement des imprimantes multifonctions mutualises et lancement des campagnes dinformation et de sensibilisation aux gestes responsables en matire dimpression.
3. Dvelopper laccessibilit de nos sites et de nos publications lensemble des internautes
Amlioration du site en termes daccessibilit, attestation de conformit au rfrentiel RGAA dlivr par un organisme externe en octobre 2015.
INDICATEURS CHIFFRÉS 2015/OBJECTIFS 2016
- Action 2 - Amtis, notre rseau salari de distribution :
diminution du volume denvoi de mailings papier : aucun en 2015 (11 790 en 2014, 47 088 en 2013).
augmentation du volume de-mailings : suspension des oprations commerciales en raison dune rorganisation en 2015, 142 477 en 2014, 41 867 en 2013.
% de clients du portefeuille ayant accept de recevoir des e-mailings : 18 % en 2015 soit 73 785 clients (17 % en 2013, 12 % en 2011).
- Action 5 - Objectifs : (1) Passer dun taux dquipement de 1,7 utilisateur par priphrique dimpression 7/8 utilisateurs en moyenne aprs dploiement complet. (2) Analyse des statistiques dutilisation pour tendre vers les bonnes pratiques (indicateurs volume/jour/collaborateur, recto/verso et couleur).
- Action 6 - Demande de certification externe (RGAA) en cours dobtention.
ACTIONS EN COURS OU ENVISAGÉES POUR 2016

Projet "Optimisation du systme dimpressions responsable, innovant et scuris

Poursuite de la mise en place dimprimantes multifonctions mutualises et campagne dinformation et de sensibilisation aux gestes responsables en matire dimpression.


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